Søknadsskjema
Sjekkliste
Politiet
Brannvesenet
Midlertidige konstruksjoner
Avfall
Arbeidsvarsling
Strøm
Matservering
Plassering
Skjenkebevilling
Sikkerhet
Markedsføring
Helligdager
Banner og Flagg
Mobile fasiliteter
Skader
Lydnivå
Estetikk
Tilgjengelighet
Publikumskart
Tilskudd
Prisfastsetting
Reklameballonger
Frivillige
Hornemannsgården
|
For arrangører
Trondheim har en rekke flotte byrom som kan brukes til aktiviteter og arrangementer.
Vi ønsker aktiviteter i Midtbyen, og har du en idé til et arrangement i åpne byrom, men vet ikke hvordan du skal komme i gang?
Vi hjelper deg gjerne med oppstarten, og ønsker deg velkommen til planleggingsmøte av nettopp ditt arrangement.
Ta kontakt med oss på post@midtbyen.no.
Vi svarer på din henvendelse innen to virkedager.
Klikk på de ulike byrommene i lista til høyre for å se bilder, kart og annen informasjon.
Vi ber om at alle arrangører leser gjennom informasjonen nedenfor.
1. Søknad om lån av byrom
Alle arrangement skal registreres på søknadsskjema. Dette skal gjøres så tidlig som mulig i forkant av arrangementet. Behandlingstiden varierer med sesong og type arrangement. I ferie må det beregnes lengre behandlingstid.
Om et arrangement skal arrangeres i flere byrom samtidig, legger man til ny aktivitet i arrangementssøknaden.
Når søknaden er registrert, vil du motta en kvittering pr. e-post. I denne e-posten står en arrangementskode. Bruk denne koden til å logge inn på ditt arrangement.
2. Sjekkliste
Sjekklisten er et nyttig verktøy ("huskeliste") for arrangører som skal arrangere større arrangementer. Enkelte større arrangementer vil, dersom det synes hensiktsmessig, bli invitert til møte i "City Team", som består av representanter fra flere relevante etater. Under disse møtene vil det bli tatt utgangspunkt i sjekklisten.
Sjekkliste for større arrangementer
3. Politiet
Alle arrangement skal meldes til Politiet. Melding bør sendes én måned før arrangementet.
Melding sender du inn ved å logge på ditt arrangement (se punkt 1) og velge "send inn melding til politiet" i listen til høyre i søknaden.
Politiet beregner 3-6 ukers behandlingstid avhengig av arrangementets størrelse.
Her finner du Politiets forskrifter.
Her finner du Politivedtektene.
Meldingsskjema Politi.
E-post: post.sor-trondelag@politiet.no
Telefon: 73 89 90 90
4. Trøndelag Brann- og Redningstjeneste
Alle arrangement skal meldes til Trøndelag Brann- og redningstjeneste. Melding bør sendes én måned før arrangementet.
Melding sender du inn ved å logge på ditt arrangement (se punkt 1) og velge "send inn melding til brannvesenet" i listen til høyre i søknaden.
Her finner du brannvesenets forskrifter.
Meldingsskjema for arrangementer med bruk av telt
Meldingsskjema for arrangementer uten bruk av telt
Øvrige meldingsskjema til Brannvesenet
E-post: postmottak@tbrt.no
Telefon: 72 54 76 00
5. Midlertidige konstruksjoner og kart
Midlertidige konstruksjoner ved arrangement omfatter alt fra større scener til telt og boder. Disse trenger ikke å byggemeldes med mindre de skal stå lenger enn tre måneder. Konstruksjonene må tegnes inn på kart og lastes opp i søknaden (se punkt 1). Vi kan ikke godkjenne arrangement hvor det benyttes midlertidige konstruksjoner uten at kart foreligger.
Kart finner du ved å klikke på det aktuelle byrommet i høyre kolonne på denne siden.
Brukerveiledning for elektroniske kart
6. Avfall
Fjerning av avfall under og etter arrangementet er arrangørs ansvar. Trondheim kommune Bydrift kan være behjelpelig med dette. Dette må avtales konkret for hvert arrangement og medfører en kostnad for arrangør.
Epost: bydrift.postmottak@trondheim.kommune.no
7. Arbeidsvarsling
For å utarbeide varslingsplan og gjennomføre utskilting ved rigging må kurs i arbeidsvarsling være gjennomført.
Statens Vegvesens håndbok for arbeidsvarsling.
8. Bestilling av strøm
For tilgang til strøm, kontakt Trondheim Parkering, tlf. 72 54 09 00.
Strømtilgang og eventuell kontaktinformasjon i andre byrom vil stå i skriftlig godkjenning/kontrakt fra City Management.
9. Matservering
Om det skal serveres frukt og grønt, kaker, pølser, is, brus, stekes vafler eller grilles ferdigtilberedte hamburgere på kortvarige lokale arrangementer, er det ikke plikt til å melde fra til Mattilsynet på forhånd. Du er likevel omfattet av kravene i matloven og har plikt til å sørge for at organisering og gjennomføringen er slik at hensynet til renhold og hygiene er ivaretatt.
Les mer om kortvarig matservering her.
Utover dette må all matservering meldes til Mattilsynet. Meldingen leveres via skjematjenesten (altinn).
Info om Skjematjenesten
Se ellers Mattilsynets nettsider
10. Plassering
Det er viktig at arrangement med konstruksjoner ikke plasseres med "ryggen mot" eventuelle uteserveringer på området og at hensynet til fri ferdsel ivaretas.
11. Skjenkebevilling
Skjenkebevilling søkes hos Enhet for Eierskap, Trondheim Kommune.
Skjenkebevilling blir ikke gitt uten at tillatelse om skjenking er gitt av grunneier.
Det skal i alt legges ved fem vedlegg ved søknad om skjenkebevilling: Godkjenning fra Politiet, Brannvesenet, Mattilsynet, kart over området hvor en ønsker å skjenke - med inntegnet gjerde for hele skjenkeområdet, samt tillatelse til skjenking fra grunneier.
Oversikt over nødvendig dokumentasjon samt status på disse finner du på arrangementets søknadsside (se punkt 1).
Søknadsskjema for skjenkebevilling
12. Sikkerhet
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har utarbeidet en ”Veileder for sikkerhet ved store arrangementer”. Veilederen finnes på
direktoratets hjemmeside og inneholder mange nyttige tips som vi anbefaler implementert i arbeidet med større arrangement.
13. Markedsføring
Her finner du en rekke linker til sider som kan være til hjelp for å markedsføre ditt arrangement. Markedsføringskanalene er gratis eller svært prisgunstige.
14. Helligdager
Vi viser til lov om helligdager og helligdagsfred.
15. Banner og flagg
Informasjon om bruk av banner og flagg
16. Mobile fasiliteter til leie
Mobile fasiliteter omfatter toaletter, torvvogner, franske gjerder, containere etc.
Informasjon om mobile fasiliteter til leie
17. Skader
Skader som følge av arrangement er arrangørs ansvar. Erfaringsmessig er det ikke mange skader, men det krever at arrangør er bevisst sitt ansvar og tar en befaring på forhånd. Det er lett å skade trær, plen, planter, utemøbler, lysstolper, flaggstenger, gatestein, asfalt med mer hvis man ikke tar forhåndsregler.
18. Lydnivå
Som en hovedregel bør lydnivå tilpasses det publikum som til en hver tid er til stede. Husk at dette er offentlige rom som skal være til glede for alle i byen. Videre er det viktig å ta hensyn til andre aktører som har sitt daglige virke i nærheten. De som driver handel, kontor og annet må kunne gjennomføre sine oppgaver som normalt. Unntak fra dette må ha spesiell tillatelse.
19. Miljøhåndboka
22. Publikumskart
For større arrangement bør det lages kart for bruk i arrangementsområdet, i annonser/kunngjøringer og i programfoldere/hefter. Klikk her for mer informasjon.
23. Tilskudd til arrangement
Ikke-kommersielle arrangører kan søke om økonomisk støtte til arrangement og opptredener på Torvet.
Informasjon om tilskudd til arrangement
24. Generell prisfastsetting
For leie av grunn til selve arrangementet betales ikke leie. Egne regler gjelder for arrangement der det for eksempel skal drives salg, tas inngangsbilletter og lignende.
For å finne ut om ditt arrangement må betale leie, se informasjon om prisfastsetting.
25. Reklameballonger
Dersom det skal benyttes reklameballonger i forbindelse med markedsføring av arrangementer, skal dette meldes til Trondheim lufthavn, Værnes. Dersom ballongene er 60 meter eller høyere, må ballongene i tillegg merkes med rødt blinkende lys.
E-post: servicesenter.vaernes@avinor.no
26. Frivillige
Frivilliggruppa "Patriotene"
Frivilliggruppa "Patriotene" kan bidra ved avvikling av arrangementer. "Patriotene" kan være behjelpelig med vakthold, informasjon, kantinedrift, transport og lignende.
Kontakt: Brit Tove Eidsaune, telefon 98 01 54 46.
Trondheim Lotteforening
Trondheim Lotteforening kan bidra ved avvikling av arrangementer med blant annet markørtjeneste, sambandstjeneste, medfølgende personell (sjåfør, kontor) og sanitetsoppdrag
Kontakt: Beate Syrstad, be.ates@hotmail.com.
27. Hornemansgården som backstageområde
Hornemansgården kan brukes som backstageområde under større arrangementer på Torvet. For mer informasjon, ta kontakt med Hornemansgården på post@hornemansgården.no, eller se www.hornemansgarden.no.
|